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Automatisierte E-Mail- und Dokumentenverarbeitung

Die Flut an eingehenden und ausgehenden E-Mails sowie Dokumenten stellt Unternehmen vor enorme Herausforderungen. Unsere KI-gestützte Posteingangslösung auf Basis der Enterprise No-Code Plattform ACTIWARE.IO oder ELO BLP helfen mit smarter Automatisierung den Informationseingang effizient zu bewältigen.

Mithilfe modernster KI-Prozessoren auf Basis von LLM (Large Language Models) und NER (Named Entity Recognition) werden Inhalte automatisch erkannt, kategorisiert, indexiert und in die richtige workflowbasierte Verarbeitung geführt. Durch die starken Integrationsfähigkeiten von ACTIWARE.IO und ELO BLP in ERP- und CRM-Systeme sowie andere Fachanwendungen werden die Informationen mit strukturierten Daten verknüpft und in eine verbindliche Inhaltsorganisation geführt.

Dies optimiert nicht nur die Prozesseffizienz, sondern sorgt auch für eine erhebliche Zeitersparnis und ein zeitnahes Handeln. Das ermöglicht ein Serviceplus, welches Geschäftspartner begeistert und dringende Fälle automatisiert in eine schnelle Bearbeitung bringt.

Funktionen auf einen Blick

  • Intelligente Automatisierung

    Durch den Einsatz von intelligenten Funktionen wie OCR, NER können Dokumente und E-Mails automatisch erfasst, klassifiziert und weiterverarbeitet werden

  • Verarbeitung nach Unternehmensrichtlinien

    Dokumente werden auf Basis unternehmensspezifischer Ordnungsbegriffe verarbeitet und um Bewertungen wie Kritikalität und Vertraulichkeit ergänzt

  • Flexible Steuerung

    Die KI-Lösung ist über No-Code-Prozessmodellierung und zentrale Konfigurationswerte in allen Belangen steuerbar und individuell anpassbar

  • Strukturierung mit Unternehmensdaten

    Durch Anbindung von über 80 ERP- und CRM-Systeme

  • Sichere Ablage und Prozesssteuerung

    Der intelligente Posteingang integriert sich reibungslos in bestehende Systeme wie ELO ECM, Microsoft SharePoint, um Dokumente abzulegen und Workflows auszulösen

  • Datenschutzkonforme Bereitstellung

    Die Lösung gewährleistet höchste Datenschutzstandards durch die Bereitstellung eines On-Premises-LLM-Modells, das entweder im eigenen Unternehmen oder über das Hosting bei ACTIWARE genutzt werden kann. Alternativ besteht je nach Unternehmensanforderung die Möglichkeit, öffentliche Modelle wie OpenAI, Mistral oder Anthropic Claude einzusetzen

Ablauf

Unsere KI-gestützte Lösung automatisiert den gesamten Verarbeitungsprozess von Dokumenten und E-Mails mit folgenden Schritten:

1

Erfassung

Identifizierung und Klassifizierung von Dokumenten und E-Mails, über Adapter zu IMAP, Exchange 365, SharePoint, Teams, Scan und Fileimport.

2

OCR-Extraktion

Inhalte der Dokumente werden extrahiert.

3

Kategorisierung

Automatische Zuweisung zu definierten Kategorien, basierend auf Inhalt und Kontext.

4

Indexierung

Strukturierte Indexierung zur Inhaltsorganisation der Fachbereiche.

5

Strukturierung

Abgleich und Anreicherung mit ERP-, CRM- und weiteren Unternehmenssystemen.

6

Workflow- und Aufgaben-Automatisierung

Auslösen von Prozessen oder Aufgaben in ELO ECM, ACTIWARE.IO/Storage und Microsoft SharePoint / Office 365.

Integration in bestehende Systeme

Die Lösung lässt sich flexibel in bestehende IT-Landschaften einbinden und unterstützt eine Vielzahl von Plattformen, darunter:

  • ELO ECM für die strukturierte Verwaltung von Dokumenten und Workflowautomatisierung

  • Microsoft SharePoint für kollaborative Workflows und Informationsspeicherung

  • über 80 ERP- und CRM-Systeme für die Anreicherung von Metadaten, z.B. zur Kunden- oder Lieferanten- oder Vorgangszuordnung

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