Ordnung ist das halbe (digitale) Leben
Digitale Akten
Ordnung leicht gemacht
Mit digitalen Akten gehören Aktenschränke, das Dokumentenchaos auf dem Schreibtisch und auf lokalen oder diversen Cloudspeichern verteilte Dateien der Vergangenheit an. Eine digitale Akte fasst alle relevanten Informationen einheitlich nutzbar zusammen: Scans, Office-Dateien, Verträge, Zertifikate, Lieferpapiere, E-Mails etc.
Unternehmensweite Zugriffsmöglichkeiten, intelligente Suchfunktionen und ausgefeilte Berechtigungssysteme bis auf Dokumentebene sind beispielhafte Funktionen, die das Arbeiten mit digitalen Akten besonders sicher und effizient machen.
Vor diesem Hintergrund lassen sich Formen von Geschäftsinhalten in digitalen Akten abbilden und die Arbeit so durchgängig automatisieren und vereinfachen. Zentrale Bestandteile sind unter anderem Vertragsmanagement, Einkauf, Verkauf, Projektmanagement oder Personalmanagement.
Die Realisierung von digitalen Akten bietet ACTIWARE ganz einfach mit:
Verträge standardisiert und automatisiert verarbeiten
Vertragsakte
Viele Unternehmen haben den Bedarf erkannt, Verträge zentralisiert zu organisieren und zu verwalten.
So unterschiedlich wie die jeweiligen Anforderungen eines Unternehmens an die Vertragsverwaltung, sind auch die auf Basis eines ECM-Systems realisierbaren Lösungsmöglichkeiten.
Das Portfolio reicht von einer einfachen Überwachung von Kündigungsfristen bis hin zu komplexem Vertragscontrolling (Vertragserstellung, -abschluss, -verwaltung und -kündigung). Eine ständige, zentrale Verfügbarkeit und Sicherheit aller Verträge oder ein einfacher, schneller Überblick über laufende Verträge sind nur einige der Vorteile digitaler Vertragsakten.
Personenbezogene Informationen zentral abbilden
Personalakte
Personalmanagement wird durch eine passende ECM-Suite effektiv unterstützt. Wir bieten Personalakten mit ACTIWARE.IO, ELO ECM Suite oder Microsoft SharePoint.
Personenbezogene Informationen (z. B. Personaldaten, Zeugnisse, Beurteilungen, Fotos, Verträge, etc.) können in Personalakten optimal gesammelt, abgebildet und verwaltet werden.
Hierbei ist der korrekte Umgang mit den sensiblen Personaldaten wichtig. Richtlinien zum Datenschutz müssen beachtet und softwaretechnisch in entsprechenden Zugriffsberechtigungen umgesetzt werden.
Mittels Workflows werden mitarbeiterbezogene Prozesse (z. B. Urlaubsanträge) automatisiert verarbeitet. Alle Schritte sind transparent nachvollziehbar – sowohl für Arbeitgeber, als auch für Arbeitnehmer.
Projekte einfach, flexibel und weltweit abwickeln
Projektakte
Digitale Projektakten bilden ein hervorragendes Instrument, um Projekte flexibel, integriert und in weltweiter Verfügbarkeit zu realisieren.
Eine auf Basis von ACTIWARE-Standardsoftware konfigurierte Projektakte charakterisiert sich durch
eine hohe Integrationsfähigkeit – Daten aus den unterschiedlichsten Vorsystemen (wie ERP, CRM und E-Mail-Diensten) können gemeinsam verwaltet werden
eine flexible Anpassbarkeit der Struktur innerhalb des Projekts
die Möglichkeit, verschiedenen Projektbeteiligten unterschiedliche Sichten auf den gleichen Datenbestand zu ermöglichen
ein unproblematisch anpassbares Berechtigungssystem, das auch externen Beteiligten den Zugang ermöglicht
mobile Zugriffsmöglichkeiten: Projektmitarbeiter können ganz einfach von unterwegs auf die Projektakte in der Firma zugreifen und sich über neue Änderungen informieren lassen
Digitale Projektakten fördern die Zusammenarbeit im Team. ECM-Funktionen wie Abonnements, Wiedervorlagen, Fristenmanagement und digitale Workflows erleichtern die Zusammenarbeit innerhalb eines Projektes und beschleunigen den Projektfortschritt enorm.
Sämtliche Informationen zentral verwalten
Kundenakte
Kundenakten sind die wohl am weitesten verbreitete Form der digitalen Akten. Daraus resultieren Anwendungsfelder in den unterschiedlichsten Branchen mit vielfältigen Anforderungen.
Sämtliche Informationen können in Kundenakten zentral verwaltet werden. Der Anwender gewinnt so eine zentrale Sicht auf Belege, Kundenkommunikation, Scans, E-Mails uvm.
Kundenorientierte Prozesse lassen sich dank Standard-ECM-Funktionen enorm vereinfachen. Digitale Workflows und vorlagenbasierte Dokumentenerstellung bilden nur einen Teil des Rationalisierungspotentials.
Unsere Standardsoftware bietet vielfältige Möglichkeiten der Integration, z. B. zu ERP- und CRM-Systemen. Kundenakten können so direkt im Kontext der täglichen Arbeit gelebt werden. Die Integration bieten wir im Standard, d.h. es ist keine Programmierung notwendig.
Hilfe bei komplexeren Geschäftsbeziehungen
Lieferantenakte
Geschäftsbeziehungen im B2B-Bereich sind nicht auf Daten aus ERP-Systemen und Belege beschränkt. Für einen vollständigen Überblick müssen Verträge sowie technologische und kaufmännische Abstimmungen einbezogen werden. Besonders bei komplexeren Geschäftsbeziehungen fallen häufig umfangreiche Korrespondenzen an, die über die verschiedensten Kommunikationskanäle ausgetauscht werden.
Digitale Lieferantenakten müssen diesem breiten Anforderungsspektrum gerecht werden – von einer komfortablen Dokumentenverwaltung über Workflows bis hin zum Vertragsmanagement.
Aufgrund unterschiedlicher vorhandener IT-Systemlandschaften spielt die Integrationsmöglichkeit aller Systeme eine entscheidende Rolle.
Wir bieten Unternehmen die einfache Möglichkeit der Integration mittels flexibler Standards und ausgefeilter Templates. Diese beinhalten bereits vordefinierte Datenzugriffe und Verwendungsfelder. Lieferantenakten lassen sich nahtlos mit einer automatischen E-Mail-Archivierung durch KI oder dem unternehmensinternen Bestellwesen (Workflows) verknüpfen – und das ganz einfach „per Design“.
Strukturierte Ablage verschiedener Daten
Vorgangsakte
Vorgangsakten bezeichnen landläufig eine strukturierte Ablage verschiedener Daten und Dokumente zu einem Vorgang. Zentrales Kriterium für eine digitale Vorgangsakte ist die Möglichkeit, individuelle Ablagestrukturen abbilden zu können. Oft wird die digitale Vorgangsverwaltung um automatische E-Mail-Management-Lösungen und Genehmigungs- bzw. Freigabeworkflows ergänzt.
Besonders wichtig ist die Anbindung digitaler Vorgangsakten an vorhandene Fachapplikationen, um so eine ständige Nachvollziehbarkeit und verbesserte Auskunftsfähigkeit zu garantieren. ACTIWARE bietet diese Integration per Standard – ohne zu programmieren – mit einer einfachen Konfiguration.
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