HR-Prozesse, die perfekt ineinandergreifen
Digitale Personalakte
Dokumentenstau in der Personalabteilung?
In einer immer komplexeren Arbeitswelt stehen HR-Abteilungen vor neuen Herausforderungen: steigende Anforderungen an Datenschutz und Compliance, zeitaufwändige Verwaltungsaufgaben und die Erwartung, Mitarbeitende stärker in Prozesse einzubinden. Gleichzeitig wird erwartet, dass alles schneller, effizienter und flexibler wird. Fehleranfällige manuelle Prozesse, verstreute Daten und das Jonglieren mit Fristen und Dokumenten machen es schwer, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: die Förderung von Talenten und die strategische Weiterentwicklung des Unternehmens. Wie also kann HR-Management gleichzeitig effizient, sicher und zukunftsorientiert gestaltet werden?
Die Antwort liegt in der Digitalisierung – insbesondere in der Einführung der digitalen Personalakte. Sie schafft nicht nur Übersicht und Sicherheit, sondern transformiert Ihre HR-Arbeit hin zu einem modernen, automatisierten und mitarbeiterorientierten Ansatz.
Effiziente Verwaltung von Personalakten
Mit einer digitalen Personalakte können Sie sich auf die wichtigen Aufgaben Ihrer Arbeit konzentrieren – und das ganz flexibel von überall. Die Lösung übernimmt den Rest für Sie. So haben Sie die Möglichkeit, die sensiblen Daten sicher und zentral an einem Ort zu organisieren und zu verwalten.
Durch die Nutzung der digitalen Personalakte sind sämtliche Mitarbeiterdaten sicher vor unautorisierten Zugriffen geschützt und werden gemäß den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung transparent sowie rechtskonform verwaltet. Zudem ermöglichen die integrierte Kalenderansicht und automatische Benachrichtigungen eine problemlose Einhaltung von Fristen, die mit Probezeiten oder spezifischen Verträgen verbunden sind.
Fokussieren Sie sich auf die essenziellen Aufgaben in Ihrer Arbeit: Lassen Sie sich von automatisierten Workflows die wiederkehrenden Prozesse abnehmen. Lassen Sie sich mit der praktischen Erinnerungsfunktion an alle wichtigen Termine und Fristen erinnern.
Ein weiteres Beispiel: Bei der Akteneinsicht startet der Workflow mit der Beantragung über die Führungskraft oder den Mitarbeitenden. Nachdem Sie die Freigabe erteilt haben, erhält der Antragstellende eine Kopie der Akte. Nach einer vorgegebenen Zeit werden die Kopien automatisch gelöscht.
Auch praktisch: Mitarbeitende können Adressänderungen selbst über ein Selfservice-Portal in der digitalen Personalakte vornehmen.
Die wichtigsten Vorteile der digitalen Personalakte
EU-DSGVO konforme Datenablage & individueller Zugriff
On-/ Offboarding-Prozesse, Personalbedarfs-Meldungen
Berechtigungen und Rollen individuell einstellbar
Prüfungs- und Freigabeprozesse
Integration in bestehende HR-Systeme
Selfservice für Akteneinsicht und Änderungsanträge
Mitarbeiter-Dashboard mit Filter und Fristen
Automatisierte Korrespondenz
Reminderfunktion für wichtige Ereignisse
"Seitdem wir bei ACTIWARE auf die digitale Personalakte setzen, verbringen wir deutlich weniger Zeit mit Verwaltungsaufgaben und haben dadurch mehr Zeit für das, was wirklich zählt: unsere Mitarbeitenden. Termine und Fristen werden automatisch überwacht und sensible Personaldaten zentral und rechtskonform aufbewahrt. Die unkomplizierten Self-Service-Funktionen ermöglichen zudem jederzeit eine effiziente und transparente Zusammenarbeit mit unseren Mitarbeitenden."
Ganzheitliche Digitalisierung von HR Prozessen
Mit einer digitalen Personalakte ist all dies im Handumdrehen möglich: Sie basiert auf einem ECM-System und hat für sämtliche Problemstellungen in der Personalarbeit die richtige Lösung. Ob Recruiter*in, Referent*in oder Personalentwickler*in – mit der digitalen Personalakte sind alle bestens ausgestattet.
Digitale Personalverwaltung
Alle Personaldaten an einem zentralen Ort für schnelle Auskunftsfähigkeit
Sensible Daten rechtskonform aufbewahrt und geschützt vor unberechtigtem Zugriff
Alle wichtigen Fristen und Termine im Blick inklusive automatisierter Erinnerungen
Manuelle Datenerfassung entfällt – das System übernimmt die Arbeit
Digitales Bewerbermanagement
Stellen können direkt aus dem ELO-System auf Jobportalen platziert werden
Zentrale Verwaltung aller Bewerbungen im übersichtlichen Dashboard
Talent-Pool für interessante Bewerbungen
Schnelle Kommunikation dank Korrespondenzvorlagen
Digitales Lernen
Alles in einem – System für die Kursverwaltung plus Lernportal
Sämtliche Kursarten sind orts- und zeitunabhängig durchführbar
Hohe Teilnehmermotivation durch interaktive Social-Learning-Elemente
Schnelle und unkomplizierte Erstellung von Zertifikaten etc.
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