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E-Mail Archivierung
E-Mails archivieren – aber Richtig
E-Mails sind zweifellos das beliebteste Kommunikationsmittel in und zwischen Unternehmen. Im Durchschnitt landen täglich 42 geschäftliche E-Mails in einem einzigen Postfach. Ein Unternehmen mit 200 Mitarbeitenden empfängt also jeden Tag aufs Neue mehr als 8000 E-Mails. Auf ein Jahr hochgerechnet sind das über 2 Millionen E-Mails – Tendenz steigend.
Geschäftsrelevante Korrespondenz muss archiviert werden, da führt kein Weg dran vorbei – und darunter fällt auch der digitale Schriftwechsel: E-Mails müssen nach den geltenden Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) im Originalformat archiviert werden.
Wie archivieren Sie Ihre E-Mails?
Ohne ein ausgeklügeltes E-Mail-Management-System werden nicht nur die rechtlichen Anforderungen verletzt – auch Lücken in der Dokumentation von Geschäftsprozessen entstehen:
- 39 %
bewahren die E-Mails einfach im Postfach auf.
- 37 %
löschen die E-Mails.
- 17 %
speichern E-Mails noch lokal auf einem Gerät bzw. Speichermedium.
- 6 %
drucken die E-Mails aus.
E-Mail-Management mit Vorgangsbezug
Ihre Vorteile im Überblick
E-Mails beschreiben das Wohl und Wehe des geschäftlichen Miteinanders und enthalten Besonderheiten jenseits der automatisierten Geschäftsabwicklung: Sondervereinbarungen, Reklamationsgründe, Spezifikationen und vieles mehr. Um diese Informationen sinnvoll bewerten und effektiv nutzen zu können, ist es entscheidend, sie den richtigen Geschäftsvorgängen und -partnern zuzuordnen.
Die Vorteile eines solchen E-Mail-Managements mit Vorgangsbezug liegen auf der Hand:
Nachvollziehbare Archivierung
Mit einer ECM-Lösung steht der organisierten Langzeitaufbewahrung Ihrer E-Mails nichts mehr im Weg: zentral im digitalen Archiv, GoBD-konform, schnell auffindbar. Mit individuellen Berechtigungskonzepten, der Protokollierungsfunktion und Zugriffskontrollen erfüllen Sie auch die Datenschutzanforderungen der EU-DSGVO.
Intelligente Inhaltsprüfung
Mit der KI-gestützten Inhaltsanalyse nehmen Sie eingehende E-Mails genauer unter die Lupe. Dabei werden alle Informationen aus der E-Mail ausgewertet und für die Weiterverarbeitung in den entsprechenden Fachabteilungen vorbereitet.
Intelligente Prozesszuordnung
Intelligente Analysetools eines ECM-Systems sorgen für eine automatische Zuordnung und Weiterleitung eingehender E-Mails zu passenden Unternehmensprozessen. Enthält eine E-Mail Rechnungsdaten, kann sie im ECM-System automatisch dem Rechnungseingangsprozess zugeordnet werden.
Automatisierte Kommunikation
Beschleunigen Sie Ihre E-Mail-Kommunikation mit automatisch generierten Antworten – von der einfachen Eingangsbestätigung bis hin zu inhaltsbasierten Antworten.
Entlastung von Serverkapazitäten
Als Teil einer ECM-Strategie trägt ein effizientes E-Mail-Management nicht nur zur Schonung Ihrer Serverkapazitäten bei, sondern führt auch zu verkürzten Backup-Zeiten und reibungslosen Abläufen – egal ob Mail-Server lokal oder in der Cloud gehostet werden.
Aber warum sehen wir immer wieder Beispiele, bei denen keine ganzheitliche Datenorganisation erreicht wird? Ganz einfach: Die Verarbeitung von E-Mails erfordert oft einen enormen manuellen Aufwand, der nur schwer zu bewältigen ist.
Und wie kann man dieses Problem nun lösen? Hier kommen unsere No-Code Plattformen ACTIWARE.IO und ELO BLP ins Spiel, die mithilfe von KI ein- und ausgehende E-Mails untersuchen und schrittweise klassifizieren können.
Technische Details zu den Lösungen
Unsere ECM-Lösungen bieten alle notwendigen Funktionalitäten für ein umfassendes E-Mail-Lifecycle Management – von der Möglichkeit zur einfachen E-Mail-Archivierung bis hin zum umfassenden E-Mail-Prozessmanagement.
ELO ECM
ELO XC
ACTIWARE.IO
ELO BLP
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