Um dieses Ziel – neben den einzigartigen Maschinenlösungen – auch durch die Prozessorganisation und eine allgemeine Informationsbasis zu erreichen, wurde die Einführung eines Enterprise Content Management Systems beschlossen. „Das ECM-System sollte in erster Linie als Wissenstool und einheitliche Archivierungslösung für unseren Vertrieb fungieren“, erinnert sich Mustafa Cura, langjähriger IT Administrator und ECM-Verantwortlicher bei GEORG.

Bis zu diesem Zeitpunkt erfolgte die Ablage von Dokumenten an vielen verschiedenen Orten. Informationen zu den einzelnen Geschäftsbereichen wurden separat gehalten, was ein großes Maß an Aufwand für die übergreifende Verwaltung und Auftragsabwicklung nach sich zog. Dies sollte durch ein Enterprise Content Management-System gelöst werden.

Nach sorgfältiger Prüfung entschied sich GEORG aufgrund der Benutzerfreundlichkeit und umfassenden Funktionalität für die ELO ECM Suite. Die Implementierung gestaltete sich zunächst schwierig, da der betreuende Partner kein geeignetes Konzept hatte. Nachdem GEORG kurz davor stand, das Projekt abzubrechen, wagten sie einen letzten Versuch und erwogen einen Partnerwechsel.

Besonders der ELO Business Logic Provider (ELO BLP) überzeugte durch die Integrationsmöglichkeiten mit bestehenden Softwareprodukten. Als Entwickler des ELO BLP konnte ACTIWARE mit seiner Expertise punkten und sich gegenüber anderen Digitalisierungspartnern durchsetzen.

GEORG legte besonderen Wert auf die Digitalisierung und Optimierung der Unternehmensprozesse, allen voran die Auftragsabwicklung und der Einkaufsvorgang. Hierzu wurde die ELO ECM Suite innerhalb kürzester Zeit an das eingesetzte ERP-System abas angebunden.

Durch ELO BLP können Dokumente aus abas ERP automatisch zu Vorgängen und Lieferantenakten archiviert werden. Auch verbuchte Lieferscheine und Rechnungen werden mithilfe eines Barcode automatisch zugeordnet und archiviert.

Die Digitalisierung und Automatisierung von Freigabevorgängen über Workflows ermöglicht eine einfache und schnelle Bearbeitung von Rechnungen, Bestellungen und Auftragsbestätigungen. Durch die Optimierung von Arbeitsabläufen sparen die Mitarbeitenden von GEORG viel Zeit.