Ralf Krippner, Geschäftsführer bei Hoffmann + Krippner, suchte eine Lösung, die zwei wesentliche Kriterien erfüllen sollte. Zum einen sollten die vorhandenen und nicht koordinierten Papierarchive in den verschiedenen Abteilungen durch eine digitale Lösung ersetzt werden. „Wir wollten alle Informationen zu einem Produkt oder Kunden auf einen Blick abrufen können. Gerade für das Management und bei abteilungsübergreifenden Prozessen ist eine solche Transparenz heute unerlässlich“, erklärt Ralf Krippner.

Die zweite und zentrale Anforderung war die Abbildung der Prozesse. Arbeitsabläufe, die bis dahin auf Papier und mit Hilfe von handschriftlich auszufüllenden Formularen erfasst und weitergereicht wurden, sollten in einer einheitlichen Lösung abgebildet werden. „Auf diese Weise sollten Workflows klar definiert und neu strukturiert werden. Wir wollten außerdem Alarmmeldungen integrieren können, wenn beispielsweise ein Vorgang zu lange liegen bleibt. So können Prozesse wesentlich beschleunigt und Fehler vermieden werden“, erläutert der Projektleiter.

Ein Projektteam aus den Bereichen IT und Organisation definierte die Anforderungen an die neue Lösung. Ein wesentliches Kriterium war die Anbindung an das bestehende ERP-System Infor. Außerdem sollten Dokumente und E-Mails aus Microsoft Office-Anwendungen und aus Microsoft Outlook integriert werden können. Das Unternehmen suchte zudem nach einer Lösung, die so benutzerfreundlich ist, dass auch ungeschulte Mitarbeiter schnell mit der Anwendung arbeiten können. Die Abbildung von Workflows musste ohne großen Programmieraufwand realisierbar sein. Denn nicht für jeden neu zu integrierenden Prozess wollte man jedes Mal den Hersteller kontaktieren müssen.

Nach umfassender Evaluierung verschiedener Anbieter fiel die Entscheidung auf ECM-Anbieter ACTIWARE und die ELO ECM Suite ELOenterprise. Diese plattformübergreifende Lösung der neuesten Generation basiert auf einer Komponentenserver-Architektur. Sie ist extrem flexibel und bietet umfassende Integrationsmöglichkeiten zu operativen Systemen. Gleichzeitig war die Anbindung an den Microsoft SharePoint Portal Server relevant, der als zentrale Oberfläche für verschiedene Informationsquellen genutzt wird. ELOenterprise bot vor allem auch die gewünschte Bedienungsfreundlichkeit. Und nicht zuletzt überzeugte Hoffmann + Krippner die Kompetenz des ACTIWARE-Teams.

Innerhalb weniger Wochen wurde seit Januar 2005 das Dokumentenmanagement (DMS) mit ELOenterprise auf eine neue Basis gestellt. Es erfolgte die Anbindung an Infor, so dass Belege jetzt automatisch archiviert werden. Hierfür wird die flexible und standardisierte Schnittstellenlösung AWELOS for Infor genutzt, die eine nahtlose Integration gewährleistet. Altbelege in Papierform wurden digitalisiert und sind nun ebenfalls in die Lösung integriert. Während der Implementierungsphase erwies sich ein Branchentemplate für die Industrie von ACTIWARE als besonders nützlich. Damit konnte die Lösung rasch aufgesetzt werden. Die Kosten für die Einführung reduzierten sich deutlich.

Derzeit arbeiten 50 Anwender mit der Applikation. Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und der allgemeine Schriftverkehr aus Office-Dokumenten oder E-Mails werden komplett in ELOenterprise erfasst und archiviert.

Über den Microsoft SharePoint Portal Server sollen künftig Dokumente aus ELOenterprise und dem bestehenden CAD-System zentral zugänglich gemacht werden. Auch der Standort in der Schweiz und die Handelsvertreter von Hoffmann + Krippner sollen so über das Internet eingebunden werden.

Mit ELOenterprise wird Hoffmann + Krippner seine Leitmaximen an Kundennähe und Qualität in Zukunft noch besser umsetzen können.