AVL im Fokus

Die AVL Deutschland GmbH ist das größte unabhängige Unternehmen für die Entwicklung von Antriebssystemen und Verbrennungsmotoren, sowie für die dafür notwendigen Systeme für Messtechnik, Prüftechnik und Simulation. In unterschiedlichen Bereichen der Entwicklung und Forschung unterstützt AVL die automotive Industrie seit über 60 Jahren. Die Firmenzentrale aller 45 AVL-Gesellschaften befindet sich in Graz. Als Tochterunternehmen ist die AVL Deutschland GmbH mit ca. 680 Mitarbeitern zuständig für die Auftragsabwicklung und den Vertrieb in Deutschland.

Ein Dokumentenmanagement (DMS) auf dem Prüfstand

Bei der AVL Deutschland GmbH werden p.a. ca. 6.000 Kundenaufträge betreut. Die Bestellung und nachfolgende Auftragsabwicklung erfolgen über SAP R3. Ein elektronisches Dokumentenmanagement war jedoch bei AVL Deutschland in diesem Bereich bis Anfang des Jahres 2011 nicht vorhanden. Markus Gassauer, Leiter Auftragssachbearbeitung und ERP-Projekte bei AVL berichtet von der damaligen Situation: „Wir haben Dokumente auf Grund mangelnder Tools nicht gefunden bzw. mussten viel Zeit in die Suche derer investieren. Angesichts des Zeitverlustes, war auch die gefühlte Wertschätzung der Auftragssachbearbeitung bei anderen Abteilungen deutlich geringer, als deren tatsächlich erbrachte Leistung. Diese Situation war unbefriedigend.“

In Folge dessen, wurde Anfang 2011 das Projekt „digitale Auftragsakte“ ins Leben gerufen. Die Einführung eines Enterprise Content Management-Systems (ECM) in der Auftragsbearbeitung wurde schnell bewilligt. Unter dem Gesichtspunkt, dieses auch auf andere Abteilungen auszurollen und sie so vernetzen zu können, wurde ein ECM-System bei AVL implementiert. Nach ersten Erfahrungen mit einem Test-Pilotsystem stellte sich heraus, dass die Prozesse in der Praxis nicht im erforderlichen Maß abgebildet werden konnten. Besonders im Bereich Usability waren Mängel vorhanden, sodass das Projekt abgebrochen werden musste.

„Durch unsere Erfahrungen sensibilisiert, haben wir die zur Auswahl stehenden Lösungen auf Herz und Nieren überprüft. Wir haben sehr genau und kritisch hinterfragt, ob wirklich alle unsere Anforderungen technisch umsetzbar sind“, berichtet Markus Gassauer. „Der letztendlich ausschlaggebende Punkt war die umfassende und durchgängige Integrationsmöglichkeit des ECM-Systems in SAP. Als einziger Anbieter konnte uns ACTIWARE diese mit dem Modul ELO BLP ganzheitlich und vor allem basierend auf Standards aufzeigen. Technisch und inhaltlich sollte es möglich sein, Dokumente und Informationen schnell und einfach zu finden und diese logisch verknüpft im Kontext der zugehörigen SAP-Prozesse darzustellen. Eine nahtlose MS-Office-Integration, individuelle Zugriffsarten und die flexible Abbildung von Organisations- und Ablagestrukturen waren ein absolutes Muss. Zentrale Anforderungen im operativen Bereich waren z.B. eine Effizienzsteigerung, Zeitersparnis und eine intuitive Bedienbarkeit. So haben wir uns für eine Realisierung mit ACTIWARE und dem ELO Business Logic Provider (ELO BLP) in Verbindung mit ECM Suite ELOprofessional entschieden.“

Eine schnelle und gleichzeitig technologisch anspruchsvolle Projektrealisierung

AVL hatte hohe Ansprüche an die Funktionalität des neuen ECM-Systems und an die zeitlich- und budgetgenaue Umsetzung. Ausgestattet mit einem umfangreichen Anforderungskatalog hinsichtlich der zu realisierenden Inhalte und Workflows, fiel im Juni 2013 der Startschuss für eine Pilotphase. Innerhalb von nur drei Monaten sollten von ACTIWARE alle Anforderungen technisch umgesetzt und im Anschluss deren Funktionalität für drei Kernprozesse im Livebetrieb getestet werden. Außerdem diente diese Phase dazu, Abläufe in der Prozesskette im kommerziellen, technischen und operativen Bereich zu optimieren, um auf der neuen technologischen Basis möglichst effizient wirtschaften zu können.

Mit der Integrationssuite ELO BLP waren die inhaltlich hohen Ansprüche problemlos und passgenau zu realisieren. Der ELO Business Logic Provider (ELO BLP) ermöglicht eine automatische Verarbeitung und Ablage aller Belege aus SAP R3 mit echten Inhaltsverknüpfungen in ELO. Alle weiteren anfallenden Dokumente, wie z.B. Scan- oder MS-Office-Dokumente, werden genau so einfach mit Dialogprozessen in ELOprofessional abgelegt und dabei mit den entsprechenden SAP-Daten verknüpft.

Vollintegriert in die SAP-Oberfläche werden mit ELO Business Connect (ELO BC) ausgereifte Suchfunktionalitäten für den User geboten. Auch der knapp bemessene Zeitrahmen stellte bei der Umsetzung kein Problem dar, da die meisten Anforderungen im Standard abgebildet werden konnten. Eine Herausforderung beinhaltete die technische Implementierung in die Konzerninfrastruktur, da hier ein anderes ECM-System verwendet wird und zusätzlich alle Systeme in der Zentrale in Graz gehostet werden. Hier war eine entsprechende Abstimmungsarbeit erforderlich. Doch auch diese Aufgabe konnte innerhalb der vorgegebenen Zeit realisiert werden.

Der Alltag mit ELO ECM bei AVL Deutschland

Alle Dokumente, die in der kaufmännischen Abteilung in SAP erstellt werden, laufen bei AVL Deutschland automatisch in die ELO Ablage. Mit Erstellung des ersten Dokuments zu einem Auftragsvorgang (Bestellbestätigung), wird eine Auftragsakte generiert. Alle zu diesem Auftrag gehörenden Ein- und Verkaufsdokumente aus SAP werden folgend automatisiert in einer vordefinierten Struktur erfasst. Dialogdokumente, wie z.B. E-Mails, Scans oder MS-Office Dokumente, werden von den Mitarbeitern innerhalb weniger Sekunden über einen einfachen ELO BLP Dialogprozess in ELO abgelegt.

„Ich bekomme fast täglich Feedback von Mitarbeitern und auch von der Geschäftsleitung, wie zufrieden sie mit der Lösung sind und wieviel Spaß es macht damit zu arbeiten“, berichtet Gassauer von der aktuellen Lage. „Dokumente werden sekundenschnell gefunden und die schnelle Informationsmöglichkeit auch abteilungsübergreifend genutzt. Wir sind viel professioneller in der Arbeit und Auskunftsfähigkeit aufgestellt. Das hat auch eine sehr positive Wirkung auf das Arbeitsklima und die Zusammenarbeit der Abteilungen.“

Ein Ausbau der Anwendung ist bereits geplant und soll schnellstmöglich umgesetzt werden

Nach erfolgreichem Abschluss des Pilotprojekts, wurden sofort weitere Maßnahmen angestoßen, um bei AVL Deutschland langfristig alle Prozesse mit den neuen Lösungen zu optimieren. Neben der Einführung einer Lösung für die Reisekostenabwicklung und das Handy- und Fuhrparkmanagement, soll auch der Bereich der Eingangsrechnungsverarbeitung bzw. Eingangsrechnungsmanagement durchgängig organisiert werden. Dafür bietet ACTIWARE mit dem Modul ELO DocXtractor eine umfassende Lösung. Der Leistungsumfang reicht von der automatisierten Erkennung, über automatisierte Workflows bis hin zur vollständigen Buchungsfreigabe der Rechnung. Außerdem ist die Integration weiterer Anwendungen mittels des BLP, wie z.B. der SalesForce CRM und eines spezialisierten Angebotsprogrammes, in Planung.

„Wir freuen uns schon auf die weiteren Projekte mit optimaler Unterstützung durch ACTIWARE“, schließt Gassauer.