Von der manuellen Dokumentenorganisation zur ganzheitlichen Modellierung von Geschäftsprozessen

KNOLL Feinmechanik entwickelt und produziert schlüsselfertige Anlagen und Automatisierungslösungen für die Medizintechnik sowie für den Ski- und Snowboardservice.

Die Dokumentenorganisation bei Ernst Knoll wuchs aus der Historie des Unternehmens. Bis Anfang des Jahres 2013 wurden alle kaufmännischen Dokumente manuell bearbeitet und in physischen Ordnern archiviert. Dimitrio Malheiro, Head of Business Software bei KNOLL Feinmechanik berichtet von der Ausgangssituation: „Die Abläufe im Unternehmen wurden durch die manuelle Ablage gebremst. Es fiel ein enormer Zeitaufwand beim Suchen und Finden von Dokumenten an. Wir sind stark gewachsen und haben eine Unternehmensgröße erreicht, ab dieser solch eine Organisation nicht mehr tragbar ist.“

„Wir wollten die alten Strukturen hinter uns lassen und eine Lösung einführen, die unsere Mitarbeiter umfassend in ihrer täglichen Arbeit unterstützt. Uns schwebte vor, die bestehende ERP-Software mit einem ECM-System zu integrieren, um nicht nur von einer zentralisierten Ablage kaufmännischer Dokumente zu profitieren, sondern ein umfassendes Informationsmanagement zu schaffen“, erklärt Malheiro weiter.

Das Unternehmen legte großen Wert auf Flexibilität und Innovationskraft der einzusetzenden Software, um das eigene Arbeiten zukunftsweisend zu gestalten.

Starke Templates geben den Ausschlag für ACTIWARE und ELO

Die Suche nach einem passenden ECM-System begann bei KNOLL mit Internet-Recherchen. Nachdem man sich einen Überblick der Systeme am Markt verschafft hatte, besuchten die Verantwortlichen die CeBIT, um einen ersten Eindruck der Systeme in einer Livedemonstration zu erhalten. Es folgten detaillierte Präsentationen mit der IT-Abteilung, um die wichtigen Anforderungen im Vorfeld zu klären.

Die finale Entscheidung fiel schließlich in enger Zusammenarbeit mit den Keyusern. Von Anfang an begeisterte das Gesamtpaket der ACTIWARE. „Viele unserer Anforderungen waren bei ACTIWARE bereits im Standard vorhanden, sodass nur konfiguriert und nicht programmiert werden musste“, berichtet Malheiro. „Beispielsweise stand ein Application Template für unser ERP-System Microsoft Dynamics NAV zur Verfügung, welches Datenzugriffe für die Integration lieferte. Ein weiteres „Businesstemplate“ enthielt bereits vordefinierte Inhaltsorganisationen, die nur mit wenigen Klicks in dem Designer-Modul an unsere Bedürfnisse angepasst werden mussten. Dies versprach uns eine schnelle, günstige und risikoarme Umsetzung. Zusätzlich haben die vielen erfolgreichen Kundenprojekte von ACTIWARE eine Sicherheit für unsere Entscheidung geboten“, berichtet Malheiro.

Bestehende Prozesse mit ELOprofessional digitalisieren

Mit den Funktionalitäten des ECM-Systems ELOprofessional und den ACTIWARE Komponenten AWELOS und CONNECT wurden die Anforderungen von KNOLL passgenau und schnell umgesetzt. Ohne Projektverzögerung konnte nach einer dreimonatigen Implementierungsphase das Pilotprojekt gestartet und kurz darauf live genutzt werden.

AWELOS ermöglicht KNOLL eine automatische Archivierung von ERP-Druckbelegen in ELOprofessional. Darüber hinaus gestaltet sich die Archivierung von E-Mails, MS-Office-Dokumenten sowie Scanbelegen mit ERP-Bezug für den Anwender sehr einfach und intuitiv - mit nur wenig manueller Interaktion. Per Design modellierbare Workflows ermöglichen auf einfache Art & Weise die bestehenden Prozesse digital abzubilden und zu verschlanken.

Vor Einführung des ECM-Systems wurden beispielsweise alle Belege den Wareneingangsprozess betreffend manuell verteilt und erfasst. Der neue Prozess bedeutet eine wesentliche Verbesserung: Die Mitarbeiter im Lager scannen die Lieferscheine der eingetroffenen Ware mit Handerfassungsgeräten. Automatisiert wird der Wareneingang in NAV gebucht, ein Barcodeetikett gedruckt und auf den Lieferschein geklebt. Zwei Mal täglich scannen die Lagermitarbeiter die angefallenen Lieferscheine. Die Wareneingänge sind so für alle Mitarbeiter sofort sichtbar, Fehler können direkt erkannt und behoben werden. Die Nachvollziehbarkeit und Transparenz wurde so erheblich gesteigert.

„Auch unseren Eingangsrechnungsprozess konnten wir verschlanken“, berichtet Malheiro. „Immer mehr Rechnungen treffen in elektronischer Form bei uns ein und werden in einen Workflow übergeben. Die Prüfung der Rechnungen erfolgt wie gewohnt von den zuständigen Mitarbeitern - allerdings nicht mehr auf Papier, sondern in elektronischer Form. So gehen keine Dokumente verloren oder geraten in Vergessenheit. Nach erfolgter Freigabe und Buchung wird die Rechnung automatisch mit entsprechenden Inhaltsverknüpfungen in ELO archiviert.“

Mittlerweile nutzen rund 50 Mitarbeiter die ACTIWARE-Lösungen und verarbeiten so mehreren hundert Eigenbelege pro Tag.

Ein Fazit

„Wir sparen viel Zeit in unseren Prozessen und konnten unsere Informationsverluste auf ein Minimum reduziert“, resümiert Malheiro.

Nachdem das ECM-Projekt bei KNOLL so gut verlaufen war, beschloss Geschäftsführer Gerhard Knoll die Lösung auch auf weitere Unternehmen auszurollen. Drei Mandanten wurden bereits erfolgreich implementiert während die Anbindung des vierten Mandanten kurz bevorsteht.

Dimitrio Malheiro schließt mit den Worten: „Das Unternehmen KNOLL ist immer bestrebt die besten und neuesten Möglichkeiten der IT zu nutzen. Ein intuitives Enterprise Content Management gehört definitiv dazu! ECM ist zeitgemäß und hat Zukunft - in 10 Jahren wird es kein Unternehmen mehr geben, das kein ECM-System hat. Mit ACTIWARE haben wir hier die beste Lösung gewählt“.