Um der Informationsflut zu begegnen, die über Jahre stetig gewachsen ist, entschied sich Landguth Heimtiernahrung im Jahr 2019, das Papier-Archiv durch ein digitales Dokumentenmanagementsystem zu ersetzen. „In der heutigen Zeit sollte man sich von Papier verabschieden.“, kommentiert Sascha Kemp, Leiter IT und ERP von Landguth Heimtiernahrung, mit einem Augenzwinkern die Schritte in die Digitalisierung des Unternehmens.

Nach ersten Gesprächen mit verschiedenen ECM-Anbietern stellte das Unternehmen fest: Nur wenige Anbieter wiesen eine tiefere Expertise in der Integration in das bestehende ERP-System Microsoft Dynamics NAV auf. „Wir haben einen großen Partner gesucht, der neben ECM auch umfangreiche Erfahrungen zu Schnittstellen mit Microsoft Dynamics NAV hat. Diesen haben wir in ACTIWARE gefunden.“, berichtet Sascha Kemp zufrieden.

Um das ELO ECM-System zeitnah zu implementieren, war die Einführung auf Basis eines bewährten Standard-Templates vorgesehen. In der engen Zusammenarbeit fiel jedoch auf, dass eine abweichende Herangehensweise erforderlich war, die erfolgreich umgesetzt wurde: „Die dynamische Projektumsetzung, wie wir sie mit ACTIWARE erlebt haben, war für uns etwas ganz Neues – zielführend und nah am Kunden.“, erinnert sich Sascha Kemp.

Neben der Digitalisierung des Papier-Archivs stand Landguth Heimtiernahrung zusätzlich vor der Herausforderung, den Rechnungseingangsprozess zu optimieren. Eine händische Abwicklung des Eingangsrechnungsmanagements war mit hohem manuellem Aufwand sowie nicht transparenten Arbeitsschritten verbunden: „Es gab Rechnungsmappen, die wir zu Fuß von Abteilung zu Abteilung weiterreichen mussten.“, merkt Sascha Kemp an.

Landguth Heimtiernahrung entschied sich mit dem ELO Invoice Solution Package für eine Softwarelösung zur effizienten, übersichtlichen und kollaborativen Rechnungsverarbeitung – inklusive Anbindung an das bestehende ERP-System Microsoft Dynamics NAV. Diese automatisierte Rechnungsverarbeitung ist nun Realität: Vom Eingang über die Erfassung und Prüfung bis hin zu Freigabeprozessen von Rechnungen wird der gesamte Lebenszyklus auf elektronischem Wege transparent und innerhalb kürzester Zeit gesteuert: Der ELO DocXtractor erkennt die Rechnung und extrahiert die relevanten Rechnungsdaten für die anschließende fachliche Verarbeitung. Diese findet auf Basis der Standard-Lösung ELO Business Solution Invoice workflowbasiert im ECM-System statt. Ist die Rechnung vollständig bearbeitet, werden die Daten – nach Freigabe – an Microsoft Dynamics NAV übergeben. Mit ELO konnte Landguth Heimtiernahrung die Bearbeitungszeiten und Prozesskosten signifikant senken sowie den Verlust von Rechnungsbelegen weitestgehend ausschließen. Eingehende Rechnungen werden automatisch mit ELO verarbeitet und nachvollziehbar archiviert. „Unsere Erwartungen wurden einfach mehr als erfüllt. Wir haben nun einen optimalen Rechnungseingangsworkflow.“, berichtet Sascha Kemp begeistert.

In einem nächsten Digitalisierungsschritt plant Landguth Heimtiernahrung gemeinsam mit ACTIWARE die intelligente Belegerkennung, um weitere Dokumententypen zu erweitern.