Um den passenden Digitalisierungspartner zu finden, liess sich PKZ Lösungen von insgesamt vier DMS-Anbietern vorstellen. Über mehrere Offertenrunden und Auswahlprozesse hinweg entschied sich PKZ schliesslich für eine Zusammenarbeit mit ACTIWARE Schweiz und die Einführung von ELO.

Für diese Entscheidung waren mehrere Punkte ausschlaggebend:
Die ELO ECM Suite punktete mit ihrer benutzerfreundlichen Oberfläche, der intuitiven Menüführung und flexiblen Erweiterbarkeit. Die ACTIWARE Schweiz überzeugte durch ihr Einführungskonzept mit einer guten Kosten-Nutzen-Bilanz.

Für PKZ waren sowohl die gestalterischen Freiheiten als auch die Zukunftssicherheit der Lösungen von ACTIWARE Schweiz wichtig. Einerseits sollte das in der Finanzbuchhaltung im Einsatz befindliche SAP ECC ERP voll integriert werden, andererseits wünschte sich PKZ auf lange Sicht von SAP ECC unabhängig zu werden. Diesen Wunsch konnte ACTIWARE Schweiz mithilfe der Enterprise No-Code und Integrationsplattform ELO Business Logic Provider (ELO BLP) erfüllen und setzte sich dadurch deutlich von den Mitbewerbern ab.

Sowohl die Akzeptanz der neuen Lösung als auch die Bewertung der Benutzerfreundlichkeit ist „wirklich sehr gut“ erzählt Herr Hasler und ergänzt zufrieden: „Auch die Unternehmenszentrale ist sehr erfreut darüber.“

Bei der täglichen Nutzung der ELO ECM Suite lernten die Mitarbeiter von PKZ viele weitere Features schätzen, z.B. die automatischen Texterkennung, die selbst komplexe Dokumente zuverlässig erkennt, automatische E-Mail-Benachrichtigungen über wichtige Änderungen sowie ein reibungsloses zweisprachiges Arbeiten über unterschiedliche Sprachregionen.

Ein besonderes Highlight ist zudem die automatische Dokumentation von Prozessabläufen „Es ist jetzt jedes Dokument und jeder Schritt einsehbar. Dadurch sind wir im neuen Jahrhundert angekommen und können einer Steuerrevision beruhigt entgegensehen“, resümiert Herr Hasler.

Auch die „Zeitkiller“, wie Herr Hasler die vormals manuelle Ablage und das Durchsuchen von Rechnungen nennt, sind passé: „Wir haben die Ablage nun wirklich gut im Griff. Man weiss immer, wo man alles findet. Das freut uns wirklich.“

Auch bei der Betreuung durch ACTIWARE Schweiz fühlte sich Herr Hasler sehr gut aufgehoben: „Als Fachteam waren wir im ganzen Projekt dabei. So konnten wir alles von Beginn an einschätzen und waren direkt überzeugt, dass die Prozesse schneller, einfacher und viel besser geworden sind. Wir haben sinnvolle Lösungen erarbeitet und das, was wir uns von dem Projekt gewünscht haben, hinbekommen.“

Gerade die Zusammenarbeit zwischen der IT und den Fachabteilungen bei ACTIWARE Schweiz wurde transparent kommuniziert, sodass sich PKZ jederzeit sehr gut verstanden und abgeholt fühlte. Selbst bei komplexen Abläufen und Prozessen wurde immer eine passende Lösung gefunden. „Unsere Erwartungen wurden auf jeden Fall erfüllt“, resümiert Herr Hasler.