Mit dem Wachstum des Unternehmens war für die Verantwortlichen klar, dass die bisherige Prozessunterstützung an Ihre Grenzen geraten würde. Beispielsweise erfolgte im Einkauf die Freigabe von Bestellungen in Papierform. Mit zunehmendem Arbeitsaufkommen war dieses Vorgehen jedoch zu zeitaufwendig. Durch die Einführung von ELO sollte nicht nur eine verbesserte Performance erreicht werden, sondern auch eine enorme Kosteneinsparung. „Der Informationsaustausch stellte sich als schwierig heraus. Informationen lagen nur innerhalb der Abteilungen vor. Es entstanden immer mehr Hürden und Einschränkungen im Informationsfluss sowie in der Mobilität unserer Mitarbeitenden. Hier lag der Knackpunkt.“, erinnert sich Stefan Groos, Einkäufer für Steuerungselemente bei der HF Mixing Group.

Vor diesem Hintergrund entschied sich die Führung der HF Mixing Group, zu Beginn die Prozesse in den Bereichen Einkauf, Buchhaltung und Wareneingang – gruppenweit und international – mit einem ECM-System zu digitalisieren. Der Startschuss erfolgte zunächst bei der Harburg-Freudenberger Maschinenbau GmbH, im südwestfälischen Freudenberg. Ziel des Projektes ist es, alle Unternehmensbereiche (Vertrieb, Service, Logistik, QM, Kontruktion etc.) an das ECM-System anzubinden und die Prozesse in den Abteilungen zu optimieren und zu digitalisieren.

Aufgrund der Bedeutung des Projekts wurde ein ausführliches Pflichtenheft erstellt, um den Anforderungsrahmen frühzeitig abzustecken und die Angebote führender ECM-Anbieter umfassend vergleichen zu können. Nach mehreren Produkt-Präsentationen, ausführlichen Recherchen und Empfehlungen von Unternehmen der Maschinenbau-Branche entschied sich die HF Mixing Group für ACTIWARE und ELO ECM. Ausschlaggebend für ihre Entscheidung war technisch vor allem die Integration in SAP ECC und die durchgängige Lösung für das Eingangsrechnungsmanagement.

Stefan Groos berichtet zufrieden: „Die Lösung ELO Business Connect – oder wie wir sie auch gerne nennen: Sidebar – verbindet unterschiedlichste Informationsquellen und unterstützt unsere Mitarbeiter optimal in ihrer täglichen Arbeit. Sie macht uns das Leben einfacher.“ Das Beeindruckendste für Stefan Groos: Wird im ERP-System ein Geschäftsvorfall geöffnet oder bearbeitet, agiert die Sidebar kontextsensitiv und zeigt automatisch alle dazu vorhandenen Daten an. Die dazu passend gelieferten Aktionsvorschläge der Sidebar lösten bereits kurz nach der Einführung von ELO manuelle und zeitraubende Arbeitsschritte ab.

„Was mich als Anwender im Einkauf von Anfang an sehr überzeugt hat, war die Benutzerfreundlichkeit und ein angenehmes Arbeiten mit der ACTIWARE Lösung. Die Interaktivität der Sidebar mit unserem ERP SAP hat uns ein gesamtheitliches Bild aller Informationen gegeben. Das hat uns sehr gut gefallen.“, kommentiert Stefan Groos.

Bei der Optimierung des Purchase-to-Pay-Prozesses zwischen den Abteilungen Einkauf, Buchhaltung und Wareneingang stand vor allem die Effizienzsteigerung der Mitarbeitenden im Fokus: „Es ging uns nicht um die Einsparung von Prozess- oder Abteilungskosten in Form von Personalabbau. Ganz im Gegenteil: Es ging darum, dass jeder effizient arbeiten kann.“, betont Stefan Groos. Und genau das ist bei der HF Mixing Group nach der Einführung des ELO DocXtractor eingetreten: In einem Bruchteil der Zeit, die bei einer manuellen Verarbeitung von Rechnungen angefallen wäre, werden Rechnungen erkannt, die Daten extrahiert und alle für eine Buchung notwendigen Informationen direkt in SAP zur Verfügung gestellt. „Das nahtlose Zusammenspiel zwischen ELO DocXtractor und unserem ERP SAP schafft eine spürbare Erleichterung in unserem Eingangsrechnungsmanagement“, erzählt Stefan Groos.

Nachdem ELO am deutschen Standort erfolgreich in nahezu allen Abteilungen eingeführt wurde, steht die HF Mixing Group nun im internationalen Rollout. In Großbritannien, Italien und den USA werden ELO und ACTIWARE Lösungen bereits aktiv in Einkauf und Buchhaltung eingesetzt.

Die größte Herausforderung hierbei verrät Stefan Groos mit einem Augenzwinkern: „Meine Kolleginnen und Kollegen waren direkt sehr begeistert von ELO, sie konnten die Einführung in weiteren Abteilungen und Standorten kaum erwarten.“