ECM out of the box
Solution Template Trade
Die Basisorganisation, die jedes Unternehmen braucht
Mit dem Solution Template Trade (STT) lautet die Devise: Auspacken, anschließen und individuell einstellen. Wie geht das? Die zwei zentrale Kernaufgabe eines ECM-Systems sind:
Inhalte richtig organisieren
Sie wollen von Workflows profitieren? Dokumente einfach finden? Vorgänge perfekt zusammenhalten? Dann ist die richtige Organisation Ihrer Inhalte entscheidend: Dazu gehört die Klassifizierung von Dokumenten, Indizierung, Rechtevergabe und Strukturierung/Vorgangsbildung – für alle Geschäftsvorfälle und Dokumentenarten.
Perfekte Integration
Schön ist, wenn die Arbeit die Software macht. Bei einem ECM-Projekt sind etliche Integrationspunkte zu beherrschen: wie z. B. die Verarbeitung von Belegen aus dem ERP-System, die E-Mail-Archivierung, die Unterstützung des Anwenders in Microsoft Office, im Browser, im webbasierten CRM-System und… und… und…
Für ACTIWARE.IO, ELO ECM, SharePoint
Und das haben wir in Verbindung im Solution Template Base paketiert:
- Vormodellierte Inhaltsorganisation
für über 50 Beleg- und Dokumentenarten in Einkauf, Verkauf und der generellen Unternehmensorganisation
- Vorkonfigurierte Abläufe
für die Verarbeitung von ERP-Belegen, E-Mails, Office-Dokumenten, Scan-Belegen und mehr
- Vorbereitete Geschäftsobjekte mit Handlungsoptionen:
Suchen, Ablegen, Emails und Kommunikation erstellen - direkt zum Vorgang und Geschäftspartner
- Fertige Integrationspunkte
für Ihr ERP-System, mit Datenzugriffen, Dokumentenübernahme und Oberflächenintegration
Was bringt Ihnen das Ganze?
Starten Sie mit Vollgas in Ihr ECM-Projekt – ohne dabei aus der Kurve zu fliegen. Mit dem Solution Template fahren Sie wie auf Schienen: Es ist ganzheitlich konzipiert und bietet Ihnen eine direkt einsatzbereite, vorkonfigurierte Infrastruktur Ihres Wissens sowie umfassende Anwenderunterstützung. Das Ziel: schnell und einfach Informationen richtig verarbeiten. Dazu bietet es nicht nur serverseitige Prozesse, sondern liefert für konkrete Bediensituationen – in fachlichen Aufgaben – passend zur Rolle des Anwenders, durchdachte Automatismen.
Beispiel: Ein Assistent in Outlook schlägt Ihnen sofort die passende Verarbeitung für eine angezeigte E-Mail vor. Sie können diesen Vorschlag mit nur wenigen Eingaben ergänzen oder einfach bestätigen. Im Hintergrund erfolgt die vollständige Datenverarbeitung: Das Dokument wird abgelegt, Metadaten sowie Zugriffsrechte werden festgelegt und bei Bedarf der entsprechende Workflow automatisch gestartet.
Müssen Sie dabei auf individuelle Vorteile verzichten?
Nein: Mit STT bleiben Sie flexibel und können Sie Ihre ECM-Lösung nach Ihren Bedürfnissen gestalten. Konfigurieren Sie mit dem Designer – unserem Allround-Modellierwerkzeug – im Handumdrehen die Inhaltsorganisation, neue Beleg- und Dokumentenarten, Verarbeitungslogik, Integrationspunkte und Datenzugriffe. Ohne Programmierung. Der Weg zu einem smarten ECM-System war noch nie so einfach.
„Wir hatten einen Prozess im Gepäck und dieser konnte in kürzester Zeit im Designer konfiguriert werden. Die Technik hinter der Lösung zu verstehen und selbstständig Prozesse zu designen sind für uns echte Mehrwerte.“
Und wo ist der Haken? Ist STT nicht für alle Bereiche geeignet?
Im Gegenteil! STT ist universell einsetzbar: Sowohl in stark strukturierten Bereichen, wie Ihrem Ein- und Verkauf, als auch in Anwendungsgebieten mit hoher Arbeitsvielfalt. Durch die dahinterliegende Technologie, die die Vorteile der Prozessengines mit Steuertabellen geschickt kombiniert, lassen sich in kürzester Zeit auch weitere, vollkommen neue Anwendungsbereiche automatisieren.
Belege
Einkauf
u. a.: Anfrage, Bestellung, Einkaufsgutschrift, Einkaufsrechnung, Liefernachweis...
Belege
Verkauf
u. a.: Angebot, Auftragsbestätigung, Gutschrift, Lieferschein, Rechnung...
Vorgangs- und lieferantenbezogener Schriftverkehr
Einkauf
u.a.: Anfrage, Anhang zu Einkaufsrechnung, Ausschreibung, Bestelldokument, Bestellung (manuell), Besuchsbericht, Dokumentation, Einkaufsrechnung (manuell), ER-Dokument, Leistungsnachweis, Lieferanten-AB, Lieferanten-AN, Lieferantendokument, Mangelbericht, Preisliste, Protokoll, Reklamation, Vertrag, Zeichnung...
Vorgangs- und lieferantenbezogener Schriftverkehr
Verkauf
u. a.: Anfrage, Angebotsdokument, Auftragsdokument, Auftragsdokument, Ausschreibung, Besuchsbericht, Dokumentation, Kalkulation, Kundenbestellung, Kundendokument, Leistungsnachweis, Mangelbericht, Preisliste, Protokoll, Reklamation, Vertrag, Zeichnung...
Vordefinierte Geschäftsobjekte
Mit unseren vormodellierten Geschäftsobjekten organisieren Sie Ihre tägliche Arbeit – mit ERP-Anbindung. Arbeiten Sie im Browser, im Desktop und integriert mit den zentralen Vorgängen, die Ihr Geschäft ausmachen:
Suchen und richtig handeln
Die Sidebar liefert Ihnen direkt zum aktuellen Arbeitskontext Informationen und stellt wertvolle Handlungsoptionen bereit, z. B.:
Suche nach Dokumenten
Archivieren per Drag & Drop
Erstellen von Word-Dokumenten, E-Mails oder Barcodes im Kontext
Umschalten im Geschäftsobjekt, z. B. Auftrag zu Kunde
Ausführen einer Kreditlimitprüfung oder Auskunftsfunktionen
Nahtlose Anbindung
STT arbeitet eng mit Ihrem ERP zusammen:
Daten unterstützen automatische Prozesse und Dialogverarbeitungen
Oberflächenintegrationen ermöglichen die Einbindung der Sidebar im ERP oder die Ansteuerung aus dem ERP
Vormodellierte Integrationspunkte erlauben die Verarbeitung von Belegausgaben und schreibende Zugriffe auf das ERP
Der Betrieb über Standardtemplates ist mit unterschiedlichsten ERP-Systemen möglich. Das bedeutet, dass Sie Ihre ERP-Anbindung per Design leicht austauschen können, ohne dass dies Ihre Geschäftsprozesse beeinträchtigt. Wenn Sie beispielsweise von SAP ECC auf Microsoft 365 umsteigen möchten, sind nur minimale Anpassungen erforderlich.
KI-Unterstützung für Ihre tägliche Arbeit
Das Solution Template Trade liefert die fachliche Modellierung für die ACTIWARE-KI-Komponenten. Sie können private Modelle, von ACTIWARE oder anderen Anbietern und Cloud-Dienste, wie ChatGPT, Mistral oder Claude verwenden. STT sieht Prozesse zur Erkennung von Inhalten aus eingehenden Dokumenten und die Anwenderunterstützung live bei der Dokumentenbearbeitung in Word und Outlook vor.
Mit KI lösen wir Problemstellungen wie:
automatische Erkennung von Geschäftsobjekten und Vorgängen
Extraktion von unbekannten Organisationen und Personen, um diese im ERP- oder CRM anzulegen
Live-Unterstützung der laufenden Arbeit: Geschäftspartner werden aus dem Fließtext erkannt und Handlungsoptionen vorgeschlagen
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