Referenz
AVL Deutschland
Das Projekt auf einen Blick
- Branche
Entwicklung, Simulation und Testsysteme von Antriebssystemen
- Unternehmensgröße
ca. 680 Mitarbeitende
- Facts
Auszeichnung als "Projekt des Jahres 2013" bei der ELO Digital Office GmbH
- Module
ELOprofessional, ELO Business Logic Provider (BLP), ELO Business Connect (BC) und SAP Connectivity Pack
AVL im Fokus
Die AVL Deutschland GmbH ist das größte unabhängige Unternehmen für die Entwicklung von Antriebssystemen und Verbrennungsmotoren, sowie für die dafür notwendigen Systeme für Messtechnik, Prüftechnik und Simulation. In unterschiedlichen Bereichen der Entwicklung und Forschung unterstützt AVL die automotive Industrie seit über 60 Jahren. Die Firmenzentrale aller 45 AVL-Gesellschaften befindet sich in Graz. Als Tochterunternehmen ist die AVL Deutschland GmbH mit ca. 680 Mitarbeitern zuständig für die Auftragsabwicklung und den Vertrieb in Deutschland.
„Der Zeitrahmen für die Projektrealisierung wurde von ACTIWARE noch unterschritten, trotz dessen wir hier sehr knapp kalkuliert hatten. Genauso wurde der gesetzte Budgetrahmen deutlich nicht ausgeschöpft.“
ELO und ACTIWARE
Der Alltag mit ELO ECM bei AVL Deutschland
Alle Dokumente, die in der kaufmännischen Abteilung in SAP erstellt werden, laufen bei AVL Deutschland automatisch in die ELO Ablage. Mit Erstellung des ersten Dokuments zu einem Auftragsvorgang (Bestellbestätigung), wird eine Auftragsakte generiert. Alle zu diesem Auftrag gehörenden Ein- und Verkaufsdokumente aus SAP werden folgend automatisiert in einer vordefinierten Struktur erfasst. Dialogdokumente, wie z.B. E-Mails, Scans oder MS-Office Dokumente, werden von den Mitarbeitern innerhalb weniger Sekunden über einen einfachen ELO BLP Dialogprozess in ELO abgelegt.
„Ich bekomme fast täglich Feedback von Mitarbeitern und auch von der Geschäftsleitung, wie zufrieden sie mit der Lösung sind und wieviel Spaß es macht damit zu arbeiten“, berichtet Gassauer von der aktuellen Lage. „Dokumente werden sekundenschnell gefunden und die schnelle Informationsmöglichkeit auch abteilungsübergreifend genutzt. Wir sind viel professioneller in der Arbeit und Auskunftsfähigkeit aufgestellt. Das hat auch eine sehr positive Wirkung auf das Arbeitsklima und die Zusammenarbeit der Abteilungen.“
„Durch unsere Erfahrungen sensibilisiert, haben wir die zur Auswahl stehenden Lösungen auf Herz und Nieren überprüft. Wir haben sehr genau und kritisch hinterfragt, ob wirklich alle unsere Anforderungen technisch umsetzbar sind. Der letztendlich ausschlaggebende Punkt war die umfassende und durchgängige Integrationsmöglichkeit des ECM-Systems in SAP. Als einziger Anbieter konnte uns ACTIWARE diese mit dem Modul ELO BLP ganzheitlich und vor allem basierend auf Standards aufzeigen. Technisch und inhaltlich sollte es möglich sein, Dokumente und Informationen schnell und einfach zu finden und diese logisch verknüpft im Kontext der zugehörigen SAP-Prozesse darzustellen. Eine nahtlose MS-Office-Integration, individuelle Zugriffsarten und die flexible Abbildung von Organisations- und Ablagestrukturen waren ein absolutes Muss. Zentrale Anforderungen im operativen Bereich waren z.B. eine Effizienzsteigerung, Zeitersparnis und eine intuitive Bedienbarkeit. So haben wir uns für eine Realisierung mit ACTIWARE und dem ELO Business Logic Provider (ELO BLP) in Verbindung mit ECM Suite ELOprofessional entschieden.“
Schnellstmögliche Umsetzung
Geplanter Ausbau der Anwendungen
Nach erfolgreichem Abschluss des Pilotprojekts, wurden sofort weitere Maßnahmen angestoßen, um bei AVL Deutschland langfristig alle Prozesse mit den neuen Lösungen zu optimieren. Neben der Einführung einer Lösung für die Reisekostenabwicklung und das Handy- und Fuhrparkmanagement, soll auch der Bereich der Eingangsrechnungsverarbeitung bzw. Eingangsrechnungsmanagement durchgängig organisiert werden. Dafür bietet ACTIWARE mit dem Modul ELO DocXtractor eine umfassende Lösung. Der Leistungsumfang reicht von der automatisierten Erkennung, über automatisierte Workflows bis hin zur vollständigen Buchungsfreigabe der Rechnung. Außerdem ist die Integration weiterer Anwendungen mittels des BLP, wie z.B. der Salesforce CRM und eines spezialisierten Angebotsprogrammes, in Planung.
„Wir freuen uns schon auf die weiteren Projekte mit optimaler Unterstützung durch ACTIWARE“, schließt Gassauer.
Eingesetzte Lösungen
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