Die Heinrich Georg GmbH im Fokus

Die Heinrich Georg GmbH ist ein familiengeführtes, mittelständisches Maschinenbauunternehmen mit Tochterfirmen in Deutschland, China, Großbritannien und der USA. Schon seit der Unternehmensgründung verfolgt GEORG das Ziel, die Arbeit seiner Kunden einfacher und erfolgreicher zu gestalten. Dabei ist der Kundennutzen der wichtigste Schlüssel und die Strategie des Unternehmens.

Um dieses Ziel – neben den einzigartigen Maschinenlösungen – auch durch die Prozessorganisation und eine allgemeine Informationsbasis zu erreichen, wurde im Jahr 2013 die Einführung eines Enterprise Content Management Systems beschlossen.

„Das ECM-System sollte in erster Linie als Wissenstool und einheitliche Archivierungslösung für unseren Vertrieb fungieren“, erinnert sich Mustafa Cura, langjähriger IT Administrator und ECM-Verantwortlicher bei GEORG.

Bis zu diesem Zeitpunkt erfolgte die Ablage von Dokumenten an vielen verschiedenen Orten. Informationen zu den einzelnen Geschäftsbereichen wurden separat gehalten, was ein großes Maß an Aufwand für die übergreifende Verwaltung und Auftragsabwicklung nach sich zog. Dies sollte durch ein ECM-System gelöst werden.

ELOprofessional - das präferierte ECM-Backendsystem

Nach einer Evaluierungsphase entschied sich GEORG aufgrund der einfachen Bedienbarkeit und der umfassenden Funktionalität des ELO Business Logic Provider (BLP) und dessen Integrationsmöglichkeit mit bestehenden Softwareprodukten für ELOprofessional als ECM-System. Die Implementierung und Einrichtung von ELO gestaltete sich jedoch aufgrund eines fehlenden Konzepts seitens des betreuenden Business-Partners als schwierig. Nach einiger Zeit stand GEORG kurz vor der Entscheidung das ECM-Projekt abzubrechen. „Bevor wir diesen schwerwiegenden Schritt gehen wollten, haben wir einen letzten Versuch gestartet und einen Partnerwechsel in Betracht gezogen“, berichtet Mustafa Cura über die damalige Situation.

Als Unternehmen mit der meisten Erfahrung mit dem ELO BLP fiel die Wahl auf ACTIWARE als neuen Businesspartner. Im ersten Schritt wurde eine Bestandsaufnahme des vorhandenen ECM-Systems getätigt, um daraus eine optimale Projektweiterentwicklung zu ermöglichen. Eine Ausbesserung der technischen Umsetzung war nicht möglich, weshalb das System „abgerissen“ und von Grund an neu aufgebaut werden sollte.

Trotz dieser Umstände war GEORG positiv gestimmt, berichtet Mustafa Cura: „ACTIWARE hat uns mit ihrem Know-how, der strukturierten Vorgehensweise und vor allem mit dem fundierten Konzept zur Realisierung der ECM-Lösung überzeugt. Wir haben erst durch ACTIWARE aufgezeigt bekommen welche vielfältigen Funktionalitäten und Einsatzmöglichkeiten ELO und der ELO BLP für uns bietet“.

Digitale Akten für Einkauf, Kunden, Artikel und mehr

Das Projekt wurde nun in sehr kurzer Zeit aufgegleist. abas ERP konnte - trotz Schwierigkeiten mit dem Datenbankzugang - schnell gekoppelt werden. Dies war der Grundstein für die Abbildung des Einkaufsvorgangs. Mit dem ELO BLP können nun Dokumente aus abas ERP automatisch zu Vorgängen und Lieferantenakten archiviert werden. Auch verbuchte Lieferscheine und Rechnungen werden über einen Barcode automatisch zugeordnet und archiviert. Über Workflows werden Freigabevorgänge digitalisiert und automatisiert. Rechnungen, Bestellungen und die Überprüfung von Auftragsbestätigungen können so einfach und schnell bearbeitet werden. Das spart enorm viel Zeit in den Arbeitsabläufen.

„Nach dem Einkaufsvorgang haben wir begonnen unsere Kundenvorgänge in Akten zu organisieren“, berichtet Mustafa Cura. „Der komplette Prozess vom Erstkontakt bis zur Auslieferung der fertigen Anlagen wird nun in ELO abgebildet. Das heißt alle Anfragen, Angebote, E-Mail-Kommunikation, Aufträge, Rechnungen usw. werden automatisiert in der zugehörigen Kundenakte angezeigt. Das sind mittlerweile ca. 500 Dokumente am Tag. Auch hier wurden Workflows hinterlegt, die beispielsweise bei Rückfragen zu Rechnungen zum Tragen kommen“.

Für eine einfachere und schnellere Informationsgewinnung zu den einzelnen Artikeln von GEORG wurden auch diese in Akten gefasst. Für jegliche Artikel aus dem ERP-System gibt es in ELO eine entsprechende Akte in welcher Dokumente wie z.B. Datenblätter oder Fotos in ELO abgelegt und einheitlich organisiert werden.

„Wir haben mittlerweile sehr viele Bereiche in ELO gefasst. So z.B. auch eine Art „vorgangslose“ Akte. Hier können wir interne Dokumente wie beispielsweise Informationsbroschüren oder Werbematerialien firmenübergreifend in einer Struktur abbilden. Die Sichtbarkeit der Dokumente für den einzelnen Mitarbeiter wird ganz einfach über Berechtigungen geregelt“, erklärt Mustafa Cura diese Besonderheit.

Eine weitere Vereinfachung erlangte GEORG durch die Einrichtung von internen Projektakten. Jedes eigene Projekt - wie beispielsweise auch die Einführung des ECM-Systems - erhält eine Projektnummer. In der zugehörigen Akte werden alle Dokumente und Informationen gesammelt, auf die das Projektteam mittels einfachen Berechtigungen zugreifen kann.

Mit dem ELO BLP wurde außerdem eine E-Mail Archivierung realisiert. Neben einer automatischen Archivierung aller E-Mails kann relevante Kommunikation über den ELO BLP zusätzlich manuell einem Vorgang zugeordnet und so in ELO archiviert werden.

ELO BC Sidebar löst Akzeptanzprobleme

Zu Beginn kämpfte GEORG mit erheblichen Akzeptanzproblemen der User, da die gewohnte Arbeitsumgebung - trotz umfassender Schulungen mit dem neuen System - nicht gerne verlassen wurde. Dies hat sich durch den Einsatz des Moduls ELO Business Connect eingestellt. Mit ELO BC kann der User in seiner gewohnten Arbeitsumgebung, dem ERP-System, bleiben und die integrierten Aktionsmöglichkeiten zur Archivierung, Suche usw. nutzen. Ein Hin- und Herspringen zwischen ERP, Filesystem und Drittanwendungen ist nicht mehr notwendig.

Der Nutzen für GEORG

„Wir erhalten ungefähr 25.000 Eingangsrechnungen im Jahr. Da die Freigabeprozesse früher so lange gedauert haben, mussten wir hohe Skontoverluste hinnehmen. Dies hat sich nun mit ELO erledigt, so dass wir wirklich einen geldwerten Vorteil aus dem neuen System gezogen haben“, resümiert Mustafa Cura.

Zusätzlich hat die Software für Transparenz im Unternehmen gesorgt. Abteilungsleiter oder Mitglieder der Geschäftsleitung müssen nicht mehr persönlich informiert werden, oder sich selbst Informationen beschaffen, sondern werden per Workflow benachrichtigt, beispielsweise, wenn Aufträge mit bestimmter Größenordnung archiviert werden.

„In Zukunft werden wir zusätzlich eine automatische Eingangsrechnungserkennung einführen“, schließt Mustafa Cura.