Alles rund um‘s Edelmetall

Mit Heimerle + Meule hat ACTIWARE die älteste Gold- und Silberscheideanstalt Deutschlands in ihrem Kundenportfolio. Die Dienstleistungen des Unternehmens erstrecken sich vom Recycling und Handel der Edelmetalle über die Analytik/Werkstoffprüfung bis hin zur Oberflächenbeschichtung und dem 3D-Druck in Edelmetall.

Die Geschichte des Unternehmens mit Sitz in Pforzheim begann in 1845, als Unternehmer Julius Dettler eine Kehretsanstalt gründete. Mit viel wirtschaftlichem Geschick und unternehmerischem Weitblick führte er sein Unternehmen, das in 1960 schließlich von der renommierten Possehl-Gruppe übernommen wurde. Die Possehl-Gruppe, die mit über 12.000 Mitarbeiter einen Jahresumsatz von mehr als drei Milliarden Euro verzeichnet, ist seither alleiniger Gesellschafter.

Heimerle + Meule gehört seit 2013 der Heimerle + Meule Group an, die durch die Übernahme der ehemaligen „Cookson Precious Metals“ (Heimerle + Meule, Cooksongold, Cookson-CLAL, SEMPSA JP, Drijfhout, Koutadly) entstand. Die Heimerle + Meule Group gilt heute als eine der größten europäischen Edelmetallverarbeiter und beschäftigt an Standorten in sieben Ländern über 700 Mitarbeiter.

Digitalisierung in alle Unternehmensbereichen

Die Geschäftsleitung von Heimerle + Meule treibt die Digitalisierung in allen Unternehmensbereichen voran. Im Bereich des Dokumentenmanagements lag der Fokus im ersten Schritt auf der Archivierung von Dokumenten bzw. der Archivierung des Papiereingangs für die Abteilungen Buchhaltung und Einkauf.

Zwar setzte das Pforzheimer-Unternehmen bereits ein Dokumentenmanagement ein, doch die Lösung war nicht mehr zeitgemäß und entsprach nicht den wachsenden Anforderungen.

“Unser erstes DMS dockte an den SAP-Standard an. Uns war es wichtig, dass SAP nicht unser Dreh- und Angelpunkt im Bereich DMS wird. Aus diesem Grund haben wir uns bewusst für eine Veränderung entschieden“, berichtet EDV-Teamleiter Alexei Weißlinde.

Mit ACTIWARE als Dienstleister und der ELO ECM Suite als Dokumentenmanagement Software hat Heimerle + Meule die perfekte Kombination der unternehmensrelevanten Anforderungen gefunden.

Der ELO BLP glänzt bei der Integration in SAP

Neben der Möglichkeit das System selbst zu pflegen, legten Alexei Weißlinde und sein vierköpfiges Team großen Wert auf eine starke Integration zwischen der DMS-Lösung (ELO ECM Suite) und dem eingesetzten ERP-System (SAP ECC). Hier konnte ACTIWARE mit dem Modul ELO Business Logic Provider (ELO BLP) punkten.

Mit dem ELO BLP werden verschiedene Geschäftsapplikationen nahtlos zu einem unternehmensübergreifenden Prozess verzahnt. ELO BLP bietet dabei als Lösungsplattform die ganzheitliche Automatisierung und Integration von Informationen und Prozessen. Dies geschieht sehr einfach auf Basis modellierbarer Business-Logik in einem grafischen Desginer. Die Anbindung bestehender Applikationen an ELOprofessional ist über diese intelligente Middleware problemlos und individuell möglich.

„Viele Anbieter ermöglichen die ERP-Integration. Jedoch habe ich während meiner Recherche kein weiteres Produkt mit der Eleganz und Stärke des ELO BLP gesehen“, schwärmt der EDV-Teamleiter von der Middleware.

Beleg-Archivierung aus SAP und per Barcode

Die Heimerle + Meule GmbH archiviert heute alle Belege, Office- und weitere Dokumente vorgangsbezogen in der ELO ECM Suite. Belege, die aus SAP gedruckt werden, speichert das System automatisch zum jeweiligen Vorgang im DMS.

Belege, die nicht aus dem ERP generiert werden, erhalten von den Mitarbeitern des Unternehmens einen Barcode. Dieser Barcode generiert sich aus einer SAP-Tabelle und wird nach dem Ausdrucken auf den jeweiligen Beleg aufgebracht. Beispielsweise auf einer Rechnung, die das Unternehmen per Post erhält.

Die „Barcode-Belege“ scannt das Unternehmen anschließend im Stapel ein. Anhand des einmaligen Barcodes werden die Belege von der ELO ECM Suite erkannt, kategorisiert und dem entsprechenden Vorgang zugeordnet. Nach erfolgreichem Abgleich löscht SAP den generierten Barcode automatisch aus der Tabelle.

„Seit der Umstellung arbeiten wir noch schneller und kompakter“, freut sich Alexei Weißlinde über die ersten Prozessoptimierungen.

Videobeweis nicht nur in der Bundesliga wertvoll

Eine weitere Besonderheit im Dokumentenmanagement des Unternehmens ist der optische Wareneingang, bei dem die Heimerle + Meule Logistiker den kompletten Prozess des Wareneingangs auf Kamera dokumentieren. Diese Aufnahmen werden anschließend automatisiert in der ELO Dokumentenmanagement Software zum jeweiligen Vorgang abgelegt und sind in der werthaltigen Branche ein wichtiger Nachweis.

Wie wertvoll der optische Wareneingang und dessen Archivierung ist, beschreibt der EDV-Teamleiter anhand der folgenden Geschichte: „Im Jahr 2015 erhielten wir die Paketlieferung eines unserer Kunden. Auf dem Lieferschein waren wie vereinbart Silberbarren aufgeführt. Beim Öffnen des Paketes stellte sich jedoch heraus, dass statt des Silberbarrens eine Bordsteinkante versendet wurde!“

Dank des dokumentierten Wareneingangs konnte Heimerle + Meule diesen Verstoß nachweisen und verhinderte dadurch einen nicht unerheblichen Schaden sowie jede Menge Ärger.

ELOprofessional: Projekteinführung ‚under time and under budget‘

Die ECM-Projekteinführung bei Heimerle + Meule lief nicht nur reibungslos, sondern zusätzlich ‚under time & under budget‘.

“Das war das ‚smootheste‘ Projekt, was ich bisher mitgemacht habe. Alles durchdacht, tolle Reaktionszeiten und das im kompletten Projekt“, zeigt sich der EDV-Teamleiter mit der Arbeit des Consulting- Teams äußerst zufrieden.

„Weg vom Papier“: aus DMS wird ECM

Das Vorhaben „Digitalisierung in allen Bereichen“ teilt er mit der Geschäftsführung und geht mit seiner Aussage „Wir wollen weg vom Papier“ sogar noch einen bedeutenden Schritt weiter. Die bisher eingesetzte Dokumentenmanagement-Lösung ist eine ECM-Basisfunktion (Enterprise-Content-Management). ECM ermöglicht es Informationen und Wissen einheitlich zu organisieren und an den richtigen Stellen für die Mitarbeiter bereitzustellen. Heimerle + Meule wird in den nächsten Projektschritten das DMS um weitere ECM-Basics erweitern. Dazu zählen unter anderem ein Workflow-Management sowie die vollautomatisierte Eingangsrechnungs-Verarbeitung mit dem Modul ELO DocXtracor.