Ihr Partner für Brandschutz - made in Germany

Zwei Unternehmen, ein Standort, eine große Familie. Die Hekatron Gesellschaften stellen heute einen wichtigen Teil der Securitas Gruppe Schweiz dar. 870 Mitarbeiter arbeiten im süddeutschen Sulzburg in der Nähe von Freiburg. Die Bundesliga-Mannschaft der Stadt Freiburg wird von Hekatron seit 2017 nachhaltig unterstützt. Neben Bandenwerbung bei allen Bundesligaspielen stattete Hekatron das Nachwuchsleistungszentrum des SC Freiburg mit Rauchwarnmeldern aus.

Seit über 50 Jahren konzentriert Hekatron seine ganze Erfahrung, Kompetenz und Innovationskraft darauf, Produkte, Systeme und Dienstleistungen für den anlagentechnischen Brandschutz zu entwickeln, zu produzieren und zu vertreiben. Und das mit großem Erfolg: Stiftung Warentest ermittelte den „Genius HX“ in der Kategorie „Funkvernetzbare Rauchmelder“ in 2013 zum Testsieger.

Dokumentenmanagement bereits Anfang der 2000er

Thomas Wagner leitet seit über 20 Jahren den Fachbereich Informationstechnologie im Unternehmen und führte bereits zu Beginn seiner Tätigkeit mit FileNet ein erstes Dokumentenmanagementsystem ein. FileNet - mittlerweile durch IBM gekauft - wurde als reine Archiv- Lösung eingesetzt und wurde dem großen Wachstum der Hekatron Gesellschaften im Laufe der Zeit nicht mehr gerecht.

Vor der Einführung der ersten elektronischen Archivlösung speicherte jede Fachabteilung ihre Daten und Dokumente auf verschiedenen (Netz)Laufwerken.

„Ein DMS zu kaufen ist der kleine Akt“

Auf der Suche nach einem neuen Anbieter für Dokumentenmanagement prüfte Hekatron verschiedenste Lösungen. „Ein DMS zu kaufen ja nur der kleine Akt“, schildert Thomas Wagner, „der größere Akt ist es, eine Software zu finden, mit der alle Mitarbeiter gerne arbeiten und die unsere Prozesse abbildet.“

Großen Fokus legten Thomas Wagner und sein Team auf die Fragen, wie schnell und stabil sich ein System installieren lässt und wie ausgeprägt das betriebswirtschaftliche Wissen der Consultants ist.

Die ECM-Lösungen von ELO Digital mit ACTIWARE als Dienstleister kristallisierten sich bei der Suche bereits früh als Favorit heraus.

Lösungen & Werkzeuge „out of the box“

„Innerhalb von nur einem Tag stand uns ein komplett lauffähiges Testsystem zur Verfügung. Das war für uns ein ganz auschlaggebender Punkt für die Entscheidung pro ACTIWARE und ELO. Die zahlreichen Lösungen und Werkzeuge, die uns „out of the box“, ohne Kosten und Konfigurationsaufwand zur Verfügung stehen, sind unschlagbar gut“, erinnert sich Thomas Wagner an die Projekteinführung zurück.

Gemeinsam definierten ACTIWARE und Hekatron mit der Datenmigration, der wertvollen Testphase, dem unternehmensweiten Roll-Out und den Mitarbeiterschulungen wichtige Meilensteine für eine erfolgreiche Projektrealisierung, die - auch aufgrund der vorhandenen Projekterfahrung von Hekatron - in weniger als fünf Monaten abgeschlossen wurde.

Alle nutzen ELOprofessional - keine Informationen mehr auf Papier

Lesend benutzen alle Mitarbeiter des Unternehmens aus Sulzburg ELO. „Wir haben heute keine relevanten Informationen mehr auf Papier“, bestätigt Thomas Wagner die erfolgreiche Digitalisierung bei Hekatron.

Jeden Tag werden von den 350 „schreibenden Usern“ mehr als 2.500 Einzelinformationen in der ELO ECM Suite abgelegt. Mehr als 2/3 dieser Informationen sind automatische, vollindexierte Ablagen aus dem ERP-System ifax heraus. Zusätzlich werden verschiedenste Informationen aus den Subsystemen automatisiert archiviert sowie händische Ablagen durch die zahlreichen Fachabteilungen getätigt.

Die rund 150 täglichen Eingangsrechnungen verarbeitet das Unternehmen vollautomatisch über das Modul ELO DocXtractor. Über verschiedenste Workflowknoten werden die Rechnungen digital verarbeitet und in maximal drei Tagen von der Finanzbuchhaltung freigegeben.

„Wir haben in den letzten 15 Jahren rund 8 Millionen Datensätze erzeugt und archiviert. Ohne elektronisches Archiv sind diese gar nicht mehr durchdringbar. Wenn das System einmal läuft, hat man schnellen Zugriff auf unterschiedlichste Informationen - höchster Qualität - aus unterschiedlichsten Quellen“, berichtet Thomas Wagner.

Der große Mehrwert der ERP-Integration

Den größten Mehrwert im Unternehmen bietet die ganzheitliche ERP-Integration mit dem ELO BLP, der die vollautomatisierte Ablage ermöglicht. Die Integrations-Middleware erlaubt die Anbindung von ELO ECM an Drittsysteme ohne aufwendige Programmierung. Fachabteilungsübergreifend archivieren die Hekatron Gesellschaften aus ifax (ERP-System), windchill (PDM-System), PiSA Sales (CRMSystem), innosoft (Service System) sowie Eigenprogrammierungen aus Fertigung und Logistik vollautomatisch in die ELO ECM Suite.

„Die Integration der zahlreichen Drittsysteme bietet uns neben der vollautomatischen Archivierung weitere Vorteile. Über die Connect- Sidebar sparen wir uns bei jedem Vorgang zwei bis drei Klicks und erhalten innerhalb weniger Sekunden aussagekräftige Suchergebnisse aus allen integrierten Drittanwendungen. Insgesamt arbeiten wir mit den Lösungen effektiver und sind in entscheidenden Situationen aussagekräftiger“, freut sich Thomas Wagner über die Leistungsfähigkeit des ELO BLP in Kombination mit der ELO BC Sidebar.

ELO BLP: der Administratoren-Liebling

Das Integrationsmodul ELO Business Logic Provider (ELO BLP) erfreut sich nicht nur bei den Anwendern großer Beliebtheit. Auch für ELO-Administrator Thomas Wagner ist der BLP der Liebling.

„Früher hatten wir zahlreiche Schnittstellen auf Verzeichnisebene - wenn es da gebrannt hat, konnten wir nicht sofort löschen. Heute haben wir ein Werkzeug, das mir als Admin ganz andere Funktionalitäten - wie Ablagen, Reports oder Schnittstellen - zentral zur Verfügung stellt. Ich kann nicht programmieren, aber verstehe Logik und kann damit die Konfiguration von Ablagen mit Berechtigungen und Logiken im ELO BLP selbst vornehmen.“

„Besuchen Sie ACTIWARE-Referenzkunden!“

„Bei der Neueinführung gab es natürlich die ein oder andere kritische Stimme. Das ist aber normal - irgendjemand muss etwas machen, damit Andere nachhaltig davon profitieren. Heute arbeiten wir deutlich effizienter und schneller - die ELO ECM-Lösung wird überhaupt nicht mehr in Frage gestellt“, ist Thomas Wagner mehr als zufrieden.

„Besuchen Sie ACTIWARE-Referenzkunden. Gehen Sie zu jemanden, der das schon mal gemacht hat: Einführung, Realisierung und Praxisarbeit. Die Probleme werden zu 80% nicht auf der Seite vom ECM-Anbieter bzw. ECM-Dienstleister liegen. Legen Sie intern fest, welche Prozesse digitalisiert werden sollen und beziehen Sie dabei Ihre Fachabteilungen mit ein. Nur so können Prozesse gezielt abgedeckt werden“, rät der IT-Leiter abschließend.